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May 04, 2023

PMEs: lembre-se disso ao escolher impressoras

Você já viu o papel desaparecendo do seu local de trabalho? Claro que não. O

Você já viu o papel desaparecendo do seu local de trabalho? Claro que não. A ideia do "escritório sem papel" que é livre de impressoras foi uma torta no céu, mais uma esperança e um sonho do que algo fundamentado na realidade.

Os aspectos práticos de administrar qualquer negócio determinam que as PMEs ainda possuam e operem pelo menos uma impressora, mesmo em 2023. Porque não importa o quão longe a tecnologia tenha avançado, parece que alguém, em algum lugar, inevitavelmente desejará uma cópia física de um documento digital.

E é por isso que reunimos este guia rápido para qualquer pessoa no mercado de uma impressora para o local de trabalho que cobre as considerações a serem lembradas ao comprar uma.

Descubra o número médio de páginas que sua empresa imprime por mês. Isso o ajudará a escolher uma impressora com o ciclo de trabalho apropriado e o volume de impressão mensal recomendado. Nem todas as impressoras são criadas iguais, portanto, conhecer essas estatísticas de antemão será uma grande ajuda ao procurar uma impressora que atenda às suas necessidades.

Considere a rapidez com que você precisa imprimir seus documentos. Alguns são demônios da velocidade, enquanto outros farão você esperar até mesmo pelos trabalhos mais simples. Pode parecer óbvio, mas se sua empresa exige impressão em alta velocidade, procure uma impressora com velocidades de impressão mais rápidas. Se possível, fale com um vendedor e solicite uma demonstração para ver você mesmo em ação.

Lembre-se de que as impressoras de alta velocidade custarão mais do que as mais lentas, portanto, um compromisso entre custo e desempenho atenderá melhor às suas necessidades.

Avalie a qualidade de impressão necessária para o seu negócio. Se precisar imprimir documentos ou imagens profissionais, escolha uma impressora com alta resolução e precisão de cores. No passado, as impressoras a laser produziam documentos da mais alta qualidade, mas a tecnologia de jato de tinta avançou tanto que hoje até elas podem produzir impressões com qualidade de laser.

A estatística a ser procurada na folha de especificações da impressora é "DPI" ou "pontos por polegada". Quanto maior for esse número, mais nítidos serão os resultados da impressão. Se você estiver comprando na loja, pergunte ao vendedor se ele tem impressões de amostra para mostrar a você da impressora em que você está interessado, para que você possa fazer uma comparação direta.

Avalie os requisitos de manuseio de papel da sua empresa. Considere os tamanhos e tipos de papel que sua empresa usa e obtenha uma impressora que possa lidar com eles. Lembre-se de que é muito mais comum impressoras imprimirem páginas A4 do que A3. Procure recursos como impressão duplex automática (a capacidade de imprimir em ambos os lados do papel sem intervenção manual) e a presença de várias bandejas de papel.

Várias bandejas de papel possibilitam carregar diferentes tipos de papel ao mesmo tempo. O recurso também permite armazenar mais papel de uma só vez, reduzir o desperdício de papel e agilizar determinados trabalhos. Você pode, por exemplo, especificar uma bandeja para impressão diária, outra para envelopes e outra para etiquetas, tornando mais fácil para a equipe imprimir o que precisa ajustando as configurações no trabalho de impressão.

A segunda consideração mais importante depois de decidir sobre laser ou tinta é como a impressora se conecta ao ambiente de TI do seu escritório. Idealmente, o que você deseja é uma impressora com uma porta USB, uma porta LAN e conectividade sem fio, pois isso oferece o máximo de flexibilidade quando se trata de dar acesso às suas funções aos funcionários.

A conexão sem fio é a mais conveniente, pois você pode colocar a impressora praticamente em qualquer lugar do escritório; portanto, se for sacrificar alguma coisa, sacrifique as outras duas conexões.

A maioria das empresas também precisa digitalizar, copiar e enviar documentos por fax (embora menos precisem da última opção atualmente). Uma impressora multifuncional que faz tudo isso pode ajudar a consolidar seu equipamento de escritório e economizar custos e espaço.

Talvez a consideração mais importante nestes tempos econômicos difíceis seja o custo total de propriedade de uma impressora, que inclui o preço de compra inicial, suprimentos contínuos (tinteiro ou cartuchos de toner, papel) e custos de manutenção. Procure impressoras que ofereçam recursos econômicos, como cartuchos de alto rendimento ou modos de economia de tinta.